Những kỹ năng hợp tác trong một dự án phi lợi nhuận

[Cao Xuân Hiếu]

(bài gốc trên Tủ sách VLOS)



Hàng ngày, từ khi thức dậy đến lúc lên giường đi ngủ thì mọi người thường xuyên phải tham gia cùng với những người xung quanh làm các việc khác nhau. Do vậy vấn đề thường không phải là bạn có tham gia hay có cần người khác tham gia không mà quan trọng hơn là làm như thế nào để việc hợp tác đạt kết quả tốt nhất. Thông thường, một công việc sẽ bắt đầu từ ý tưởng của một (một vài) người khởi xướng (A) và tìm kiếm sự tham gia của những người khác (B). Cả người khởi xướng (A) và người được mời tham gia (B) đều có những lo lắng và kỳ vọng về sự hợp tác chung. Một nhóm hợp tác hiệu quả luôn phải lưu ý đến những nỗi lo lắng chung nhưng đồng thời vận dụng khéo léo những giá trị hy vọng để thúc đẩy công việc tiến lên phía trước.
Những nỗi lo lắng:

• Kéo dài thời gian: (A) lo lắng thời gian hoàn thành sẽ bị kéo dài bởi các nguyên nhân từ (B). (B) sợ công việc hợp tác sẽ chiếm nhiều thời gian của bản thân.
• Tốn công sức: (A) cần phải mất thêm công sức động viên người khác, tìm kiếm người thích hợp và phải tìm kiếm sự đồng thuận từ những người khác nhau. (B) không biết việc hợp tác sẽ có thể gây thêm phiền toái cho công việc hiện tại
• Mất kiểm soát: (A) Có thêm người nghĩa là (A) khó dự đoán được kết quả hơn. Dường như làm một mình đem lại sự dễ dàng, dù kết quả không phải là tốt nhất nhưng mình (A) chấp nhận được. (B) tham gia nghĩa là phải cân nhắc cả ý kiến của người khác. (B) không muốn phải thuyết phục người khác khi mình đã biết việc gì cần làm.
• Trách nhiệm thất bại: (A) dường như là người chịu trách nhiệm chính khi nhiệm vụ không hoàn thành. (A) không chắc là những người khác (B) có đủ trách nhiệm với công việc như mình (A) không. (B) sẽ phải chấp nhận những quyết định tập thể, liệu quyết định đó có đúng đắn không? và những người khác có trách nhiệm trong thảo luận để đưa đến quyết định chung k? Hay là mọi việc sẽ càng ngày càng tệ đi.

Những kỳ vọng:

• Nhanh hơn (A) nhiều người cùng làm thì việc sẽ nhanh hơn. Công sức của (B) sẽ hữu ích để thúc đẩy công việc chung
• Dễ dàng hơn (A) thay vì phải am hiểu và làm tất cả các việc thì giờ có người có chuyên môn giúp. (B) hy vọng sẽ thấy vui vẻ trong công việc
• Hoàn thiện hơn (A) hy vọng đổi lại việc nới lỏng quyền quyết định, những người (B) sẽ mang lại các ý tưởng mới đóng góp vào tiến trình chung. Những ý kiến mới thậm chí mở ra các con đường giải quyết các việc khó khăn tồn đọng. (B) mong muốn ý kiến của mình được lắng nghe và áp dụng.
• Không khí hợp tác (A) và (B) công việc chung sẽ có thêm người theo dõi, động viên trong suốt quá trình làm việc vượt quá những khó khăn gặp phải. Cảm giác có những người cùng chia sẻ mục tiêu, cảm thấy công việc mình đang làm là hữu ích. Tăng thêm ý chí và quyết tâm hoàn thành mục tiêu.

Kiểu hợp tác phù hợp

• Cân nhắc lợi ích và rủi ro của việc đề nghị mọi người tham gia vào công việc.
• Quyết định bạn có khả năng hoàn thành công việc một mình hay không?
• Nếu cần có sự tham gia của người khác, hãy tìm cách xác định kiểu hợp tác phù hợp nhất:
  • Hợp tác chuyên môn: Người (B) có những kiến thức, kinh nghiệm hoặc kỹ năng chuyên môn về một khía cạnh nhất định (tốt hơn A) bắt buộc hoặc thiết yếu trong công việc
  • Hợp tác đơn giản: Mục tiêu là những việc khá đơn giản và lặp lại cần những tình nguyện viên (B) hỗ trợ do khối lượng công việc nhiều.
  • Hợp tác chia sẻ trách nhiệm: (A) mong muốn (B) thể hiện sự cam kết tham gia lâu dài, chủ động và có trách nhiệm đối với một phần, một giai đoạn hoặc toàn bộ công việc. (B) được kỳ vọng sử dụng năng lực sáng tạo và tầm nhìn của mình đem lại những giá trị mới và nâng cao cho sản phẩm.
  • Hợp tác dạy và học: (B) mong muốn thông qua việc tham gia hợp tác sẽ học tập được kinh nghiệm, kiến thức hoặc trau dồi kỹ năng từ (A) và những người khác.

Chọn người

• Có thể chia những người tham gia (B) vào dự án hợp tác thành 6 nhóm lớn:

1. Người quan tâm: họ quan tâm và coi kết quả dự án là quan trọng; sẵn sàng dành nhiệt huyết của mình để bảo đảm công việc thành công. Đây là nguồn lực tình nguyện viên.
2. Người ủy quyền hoặc có trách nhiệm: Nhóm này giám sát tiến trình công việc, chia sẻ và hỗ trợ các nguồn lực đảm bảo kết quả công việc.
3. Người có thông tin hoặc kinh nghiệm: Nhóm này đóng góp một số mặt chuyên môn có tính thiết yếu cho một vài giai đoạn hoặc toàn bộ dự án
4. Người bị ảnh hưởng bỏi dự án: Những thông điểm từ nhóm này luôn cần phải được lắng nghe. Mục tiêu và cách thức thực hiện dự án có thể phải điều chỉnh cho phù hợp với ý kiến của nhóm.
5. Người có quan điểm khác biệt: những người đại diện cho các nhóm thiểu số, hoặc hoặc không phản đối (một phần hoặc toàn bộ) dự án. Dù có thể không đồng ý với nhóm này nhưng việc lắng nghe họ cũng có thể đưa ra những quyết định cải thiện trong khi thực thi dự án.
6. Người gây rối: Giá trị của nhóm này nằm ở nguồn năng lượng (lý do) mà họ thực hiện hành vi phá hoại. Nếu những người này tham gia dự án, hãy hoan nghênh họ, xem xét khách quan quan điểm của họ, kính trọng và tìm ra những giá trị hữu ích từ họ.

• Sắp xếp và định lượng thành viên và nhóm thành viên tiềm năng vào các nhóm kể trên
• Đánh dấu thành viên bắt buộc và thành viên ưu tiên
• Xác định các giai đoạn của dự án và những đặc điểm ưu tiên của thành viên cần lựa chọn.

1. Khởi động dự án:
   • Vấn đề: 1) Quyết định bắt đầu dự án, xác định kiểu hợp tác; 2) Xác định thành viên tham gia; 3) Cách thức mời tham gia
   • Nhiệm vụ: 1) Tập hợp thông tin; 2) Xác định và xếp hạng các khả năng, lựa chọn có thể; 3) Thảo luận ưu & nhược điểm; 4) Đưa ra quyết định
   • Đặc điểm thành viên ưu tiên: Có kiến thức; cởi mở; tầm nhìn rộng và sáng tạo
2. Thực thi dự án:
   • Vấn đề: Duy trì sự hợp tác của các thành viên theo đúng kế hoạch
   • Nhiệm vụ: 1) Luôn đặt mục tiêu chính của dự án lên làm đầu và ở trung tâm; 2) Trình bày cho mọi người biết cách thức hoạt động của dự án; 3) Hỗ trợ mọi người tham gia; 4) Định kỳ đánh giá các hình thức hợp tác cần thiết; 5) Luôn thân thiện và cởi mở với các quan điểm và ý kiến khác biệt; 6) Trân trọng bất kỳ đóng góp vào dự án
   • Đặc điểm thành viên ưu tiên: Quyết tâm cao; Khả năng hợp tác, Thân thiện; Biết suy nghĩ thấu đáo; Làm việc tỉ mỉ
3. Hoàn thiện dự án:
   • Vấn đề: Kết thúc dự án và mở ra tương lai khác
   • Nhiệm vụ: 1) Kết nối các phần và kết quả của dự án lại với nhau; 2) Xác định các sự kiện then chốt; 3) Thảo luận về kinh nghiệm đã đạt được; 4) Tiếp thu các bài học
   • Đặc điểm thành viên ưu tiên: Làm việc tỉ mỉ; phán đoán cụ thể, logic; Suy nghĩ thấu đáo; Thân thiên và Ham hiểu biết

Cách thức mời tham gia

• Lập danh sách cộng sự mong muốn với những chú thích về sở trường, yêu cầu và mối quan tâm của từng cá nhân
• Quyết định hình thức phương tiện liên lạc và trao đổi thích hợp: gặp trực tiếp, email, chat, banner quảng cáo, hội nghị gặp gỡ v.v.
• Chuẩn bị thông điệp và các thông tin đầy đủ về dự án
• Tiếp nhận quyết định của (B). Trong trường hợp (B) từ chối thì đề nghị cung cấp các thông tin mới sau khi dự án đã khởi động để tiếp tục thuyết phục.
• Cám ơn tất cả những cộng sự mong muốn bao gồm cả những người từ chối tham gia. Thiết lập hệ thống liên lạc hữu hiệu để tái sử dụng cho các dự án tiếp theo.

Cách duy trì hợp tác

• Thường xuyên đề cập đến mục đích của dự án với tất cả mọi người tham gia
• Luôn bảo đảm các giá trị cốt lõi của dự án, tất cả mọi người đang tập trung vào nhiệm vụ và mọi đóng góp đều được ghi nhận
• Hỗ trợ các thành viên khi được yêu cầu
• Luôn cởi mở đón nhận những ý kiến phản hồi từ các cộng tác viên
• Hãy mỉm cười khi một vài thành viên rời khỏi dự án
• Chú ý đến tất cả các bộ phận của dự án
• Chỉ khởi động dự án khi đã có kế hoạch cụ thể để hoàn thành.
• Hãy bắt đầu ở quy mô nhỏ

Cách thức tiến hành một buổi họp

• Hãy chào đón từng thành viên tham gia buổi họp
• Dành thời gian ban đầu để các thành viên làm quen và thiết lập quan hệ với nhau
• Tạo điều kiện cho các thành viên chủ động tham gia vào việc xây dựng bức tranh toàn cảnh về hiện trạng và mục tiêu dự tính của dự án
• Quyết định ai phải làm gì theo cách thức mà mọi (/đa số) thành viên đều ủng hộ (/hiểu cặn kẽ).
• Kết thúc buổi họp bằng các thông tin rút gọn, các câu hỏi mở hoặc tiếp thu các phản hồi để hoàn thiện buổi họp tiếp theo

Cách kết thúc công việc

• Thông báo với mọi người về thời điểm và sản phẩm của dự án khi dự án đang đi vào giai đoạn kết thúc
• Cùng hướng sự chú ý của các cộng sự mọi thành phần của dự án, bảo đảm sự liên thông giữa các module với nhau
• Lắng nghe các mong muốn và các hướng đề xuất về sản phẩm của dự án
• Dành thời gian thảo luận về các dự án trong tương lai
• Cùng chúc mừng thành quả chung và bàn bạc về các kết nối tiếp theo

Nguồn

• Lược trích từ You Don't Have to Do It Alone: How to Involve Others to Get Things Done của NXB Berrett-Koehler

Xem thêm

• Giảng đường của thế kỷ 21
• Kỹ năng hợp tác theo “Những kỹ năng nghề nghiệp bước vào thế kỷ 21″ của Lawrence K. Jones, NXB TP.HCM 2000
• Huấn luyện kỹ năng hợp tác để thành công của Hàn Nguyên
• Kỹ năng hợp tác